Aplicable a: Clientes, Proveedores y Socios de Negocio
1. DISPOSICIONES GENERALES
DURA PROYECTOS S.A.S., sociedad comercial identificada con NIT 900.859.916-3, domiciliada en la ciudad de Medellín, Colombia, con página web www.dura.com.co, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y de los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales de obligatoria aplicación para todos los datos personales recolectados, procesados, almacenados, usados, actualizados y suprimidos por la compañía.
Esta política es de obligatorio cumplimiento para todos los colaboradores, directivos, contratistas y terceros que actúen en nombre o por cuenta de DURA PROYECTOS S.A.S. En caso de no existir vínculo laboral, deberá incluirse una cláusula contractual que obligue a quienes operen en nombre de la empresa a cumplir sus disposiciones.
El incumplimiento de esta política originará sanciones de tipo laboral, civil o contractual, sin perjuicio de las sanciones establecidas en los artículos 23 y 24 de la Ley 1581 de 2012, y de las sanciones penales contempladas en la Ley 1273 de 2009 relativas a fugas de información y violación de datos personales.
2. OBJETIVO
El objetivo principal de esta política es garantizar el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, así como de las demás normas que las modifiquen, adicionen o reglamenten, bajo la siguiente premisa:
El presente documento establece las pautas, procedimientos y responsabilidades para una adecuada protección de los datos personales de clientes, proveedores y socios de negocio en el desarrollo de las actividades comerciales, logísticas y de representación de la compañía, tanto en el mercado nacional como internacional.
3. ÁMBITO DE APLICACIÓN
La presente política aplica a todos los datos personales tratados por DURA PROYECTOS S.A.S. en el desarrollo de su objeto social, que comprende el suministro industrial B2B, la prestación de servicios empresariales, la representación comercial y la operación como intermediario de exportación para productores colombianos en mercados internacionales.
Esta política cubre los datos de las siguientes categorías de titulares:
- Clientes nacionales e internacionales: personas naturales o jurídicas que adquieren productos o servicios de DURA PROYECTOS S.A.S.
- Proveedores: personas naturales o jurídicas que suministran bienes, insumos o servicios a la compañía.
- Socios de negocio y aliados comerciales: personas naturales o jurídicas con quienes se suscriban alianzas, contratos de representación, acuerdos de distribución u otras formas de colaboración comercial.
- Representantes legales, contactos de negocios y demás personas naturales vinculadas a las relaciones comerciales de la compañía.
4. MARCO LEGAL
La presente política se rige por el siguiente marco normativo:
- Ley 527 de 1999: Define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, el comercio electrónico y las firmas digitales.
- Ley 1266 de 2008: Disposiciones generales del Hábeas Data y manejo de información en bases de datos personales, especialmente la de carácter financiero, crediticio y comercial.
- Ley 1273 de 2009: Tipifica conductas penales relativas a la protección de la información y los datos, tales como daño informático, violación de datos personales y acceso abusivo a sistemas informáticos.
- Ley 1581 de 2012: Ley estatutaria general para la protección de datos personales en Colombia.
- Decreto 1377 de 2013: Reglamenta la Ley 1581 de 2012 en materia de autorización del titular, políticas de tratamiento, derechos de los titulares y transferencia de datos.
- Decreto 886 de 2014: Reglamenta el Registro Nacional de Bases de Datos Personales ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Normativa SAGRILAFT y PTEE: Aplicable al tratamiento de datos en el marco del Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, y del Programa de Transparencia y Ética Empresarial.
5. DEFINICIONES
Para efectos de la presente política, se adoptan las siguientes definiciones:
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
- Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento, en soporte físico o digital.
- Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Datos Sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como datos de salud, origen racial o étnico, convicciones religiosas, orientación política o datos biométricos.
- Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
- Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. DURA PROYECTOS S.A.S. actúa en calidad de Responsable del Tratamiento.
- Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
- Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia, transmisión o supresión.
- Transferencia de Datos: Envío de datos personales a un receptor ubicado dentro o fuera de Colombia, quien se convierte en Responsable del Tratamiento.
- Transmisión de Datos: Comunicación de datos a un Encargado del Tratamiento, dentro o fuera del país, para que este trate los datos por cuenta del Responsable.
6. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
El tratamiento de datos personales en DURA PROYECTOS S.A.S. se rige por los siguientes principios:
- Finalidad: Los datos se recolectan y tratan con una finalidad legítima, específica e informada previamente al titular.
- Libertad: El tratamiento solo podrá realizarse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular, salvo mandato legal.
- Veracidad o Calidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Transparencia: El titular tiene derecho a conocer la información que sobre él reposa en las bases de datos de la empresa.
- Acceso y Circulación Restringida: Los datos no podrán ser disponibles en internet ni divulgados, salvo que el titular así lo haya autorizado o exista mandato legal.
- Seguridad: Se adoptan las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
- Confidencialidad: Las personas que intervienen en el tratamiento de datos personales están obligadas a guardar reserva, incluso después de finalizada su relación con la empresa.
7. DATOS PERSONALES QUE SE RECOLECTAN
En el desarrollo de sus actividades comerciales, DURA PROYECTOS S.A.S. podrá recolectar, entre otros, los siguientes datos personales de sus clientes, proveedores y socios de negocio:
7.1 Datos de identificación
- Nombres y apellidos o razón social
- Número de identificación (cédula, NIT, pasaporte u otro documento equivalente)
- Cargo o rol dentro de la organización
- País y ciudad de domicilio o sede
7.2 Datos de contacto
- Dirección física o electrónica
- Teléfono fijo o móvil
- Correo electrónico corporativo o personal
- Canales de mensajería instantánea (WhatsApp, Teams u otros)
7.3 Datos comerciales y financieros
- Información tributaria (RUT, régimen fiscal, códigos de actividad económica)
- Datos bancarios para gestión de pagos y cobros
- Historial de transacciones, cotizaciones y contratos
- Referencias comerciales
7.4 Datos de debida diligencia
- Información requerida en el marco de los programas SAGRILAFT y PTEE para la vinculación de clientes, proveedores y socios de negocio
- Declaraciones de origen de fondos y formularios de vinculación
8. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
DURA PROYECTOS S.A.S. trata los datos personales de sus grupos de interés para las siguientes finalidades:
8.1 Frente a Clientes
- Gestión integral de la relación comercial: cotizaciones, pedidos, facturación, entrega y posventa.
- Cumplimiento de obligaciones contractuales, contables y tributarias.
- Envío de catálogos, ofertas, lanzamientos de productos y comunicaciones comerciales de interés.
- Realización de encuestas de satisfacción y seguimiento a la calidad del servicio.
- Gestión de reclamaciones, garantías y soporte técnico o logístico.
- Cumplimiento de los programas SAGRILAFT y PTEE.
- Contacto a través de canales digitales, telefonía y medios de mensajería instantánea.
8.2 Frente a Proveedores
- Gestión del proceso de selección, vinculación y evaluación de proveedores.
- Gestión de contratos, órdenes de compra y pagos.
- Cumplimiento de obligaciones contables, tributarias y regulatorias.
- Implementación de los programas SAGRILAFT y PTEE en el proceso de debida diligencia.
- Comunicación para coordinación logística, actualización de condiciones comerciales y renovación de contratos.
8.3 Frente a Socios de Negocio y Aliados Comerciales
- Gestión de acuerdos de alianza, representación comercial, distribución o cooperación empresarial.
- Ejecución de operaciones de intermediación de exportación y representación ante compradores internacionales.
- Coordinación operativa, logística y comercial en proyectos conjuntos.
- Cumplimiento de obligaciones contractuales, legales y regulatorias.
- Intercambio de información comercial con fines de promoción conjunta de productos y servicios.
9. MECANISMOS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN
DURA PROYECTOS S.A.S. recolecta datos personales a través de los siguientes mecanismos:
- Portal web: www.dura.com.co (formularios de contacto, solicitudes de cotización y registro de clientes).
- Correo electrónico corporativo y canales de mensajería instantánea (WhatsApp Business, Teams u otros).
- Formatos físicos o digitales de vinculación de clientes, proveedores y socios de negocio.
- Contratos, propuestas comerciales y acuerdos suscritos con la compañía.
- Ferias, eventos comerciales, misiones empresariales y actividades de promoción nacional e internacional.
- Formularios de debida diligencia en el marco del cumplimiento SAGRILAFT y PTEE.
- Redes sociales y plataformas digitales en las que DURA PROYECTOS S.A.S. tenga presencia corporativa.
10. ALMACENAMIENTO Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
Los datos personales recolectados se almacenan en bases de datos propias, ya sean físicas o digitales, con las siguientes garantías:
- Acceso restringido al personal autorizado mediante credenciales de autenticación.
- Acuerdos de confidencialidad suscritos por todos los colaboradores con acceso a información personal.
- Medidas técnicas de cifrado, respaldo y control de accesos en los sistemas de información.
- Revisión periódica de los controles de seguridad implementados.
- Reporte inmediato de cualquier incidente de seguridad o fuga de información al responsable designado.
11. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS
En razón de su actividad como operador de exportación y representante comercial de productores colombianos ante compradores internacionales, DURA PROYECTOS S.A.S. podrá transferir o transmitir datos personales a destinatarios ubicados fuera de Colombia, cuando ello sea necesario para la ejecución de operaciones comerciales, contratos de representación o relaciones de negocio internacionales.
Dicha transferencia se realizará en estricto cumplimiento de los artículos 26 y 27 de la Ley 1581 de 2012, garantizando que el receptor brinde niveles adecuados de protección o que se cuente con la autorización expresa del titular para la transferencia. En los casos de transmisión a encargados del tratamiento en el exterior, se suscribirán los contratos o acuerdos de transmisión que garanticen el cumplimiento de las normas de protección de datos aplicables.
12. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO
DURA PROYECTOS S.A.S. conservará los datos personales únicamente durante el tiempo que sea razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron su recolección, atendiendo las disposiciones legales, contables, fiscales y contractuales aplicables. Una vez cumplidas dichas finalidades, y en ausencia de obligación legal o contractual que exija su conservación, procederá a la supresión segura de los datos.
13. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
DURA PROYECTOS S.A.S. requerirá la autorización previa, expresa e informada del titular para tratar sus datos personales, salvo en los casos en que la ley no exija dicha autorización. Esta autorización se obtendrá a través de los mecanismos habilitados para el efecto (formatos físicos, formularios digitales, cláusulas contractuales, entre otros) y será conservada como prueba del consentimiento otorgado.
13.1 Revocatoria de la Autorización
El titular podrá en cualquier momento revocar su autorización total o parcialmente. La revocatoria total impedirá a DURA PROYECTOS S.A.S. seguir tratando los datos para todas las finalidades consentidas. La revocatoria parcial permitirá continuar el tratamiento para las finalidades no revocadas. La solicitud de supresión no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual pendiente con la empresa.
14. DERECHOS DE LOS TITULARES
De conformidad con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, los titulares de datos personales tienen los siguientes derechos, cuyo ejercicio DURA PROYECTOS S.A.S. garantiza:
- a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a DURA PROYECTOS S.A.S., incluyendo datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
- b. Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos, salvo los casos exceptuados por la ley.
- c. Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
- d. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la normatividad de protección de datos.
- e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
- g. Conocer los cambios sustanciales en la política de protección de datos a más tardar al momento de la entrada en vigor de las nuevas políticas.
15. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HÁBEAS DATA
Los titulares o terceros legitimados podrán ejercer sus derechos de consulta, actualización, rectificación, supresión o revocatoria a través de los siguientes canales:
- Correo electrónico: protecciondedatos@dura.com.co
- Formulario en portal web: www.dura.com.co (sección Privacidad y Datos Personales)
- Solicitud escrita: Medellín, Colombia
Los tiempos de respuesta serán los siguientes:
- Consultas: dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la recepción.
- Reclamos: dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la recepción. Si no es posible atenderlo en dicho plazo, se informará al solicitante el motivo de la demora y la nueva fecha de respuesta, la cual no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales.
- Si la solicitud está incompleta, se requerirá su subsanación dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes. Si transcurren dos (2) meses sin respuesta del solicitante, se entenderá desistida la solicitud.
16. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO Y OFICIAL DE PRIVACIDAD
DURA PROYECTOS S.A.S. actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales recolectados en el desarrollo de su actividad comercial. La Representación Legal de la compañía designará un Oficial de Privacidad o persona encargada del cumplimiento de las normas de protección de datos personales, quien tendrá entre sus funciones:
- Supervisar la implementación y actualización de la presente política.
- Atender las solicitudes y reclamos de los titulares.
- Mantener actualizado el Registro Nacional de Bases de Datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Capacitar al personal en materia de protección de datos personales.
- Identificar y gestionar riesgos asociados al tratamiento de datos personales.
- Reportar a la Gerencia los incidentes de seguridad que afecten datos personales.
17. COOKIES Y MEDIOS DIGITALES
El portal web de DURA PROYECTOS S.A.S. (www.dura.com.co) podrá utilizar cookies propias y de terceros con el fin de optimizar la experiencia de navegación, monitorear estadísticas de acceso y presentar contenidos relevantes a los usuarios. La información recopilada mediante cookies no será utilizada para identificar individualmente a los usuarios sin su consentimiento expreso. El usuario podrá configurar su navegador para bloquear o eliminar cookies en cualquier momento.
Las comunicaciones realizadas a través de canales digitales como correo electrónico, WhatsApp Business u otras plataformas de mensajería se regirán por esta política y por las condiciones particulares informadas al titular al momento de la recolección.
18. CLÁUSULAS DE PROTECCIÓN DE DATOS EN RELACIONES COMERCIALES
En todos los contratos, acuerdos de alianza, órdenes de compra, contratos de representación comercial y demás instrumentos jurídicos suscritos con clientes, proveedores y socios de negocio que involucren acceso, tratamiento, transmisión o transferencia de datos personales, DURA PROYECTOS S.A.S. incluirá las cláusulas necesarias para garantizar la protección de dicha información, tales como:
- Cláusulas de confidencialidad y protección de datos personales.
- Contratos o acuerdos de transmisión de información con encargados del tratamiento.
- Cláusulas especiales según el nivel de riesgo en el manejo de datos por parte de terceros.
19. VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN
La presente política entra en vigencia a partir de su publicación en el portal web de DURA PROYECTOS S.A.S. (www.dura.com.co) y será actualizada cuando así lo requieran cambios en la legislación, modificaciones en los procesos internos de la compañía, instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio, o cualquier otra circunstancia que afecte el tratamiento de datos personales. Los cambios sustanciales serán comunicados a los titulares mediante los canales disponibles.
Para cualquier consulta adicional en materia de protección de datos personales, el titular puede comunicarse a:
Correo electrónico: protecciondedatos@dura.com.co
Portal web: www.dura.com.co